80% tijdsbesparing op offertecreatie
De situatie
AlterWood is een groothandel en reseller van Millboard: de mooiste en meest natuurgetrouwe kunststof terras- en gevelplank. In hun prijssegment draait het om goed advies geven en de klantbeleving optimaliseren. In dat proces kostte het maken van de offertes veel tijd: ongeveer 10 tot 15 minuten per offerte, voor ruim 1.500 offertes per jaar.
De binnendienstmedewerker die hiermee bezig was ging met zwangerschapsverlof, dus de uitdaging was voor ons helder: in korte tijd een zo groot mogelijk deel van de tijd per offerte minimaliseren, met behoud van kwaliteit.
Onze oplossing
Identificatie & extractie
Gekoppeld aan de inboxen worden alle aanvragen, inclusief bijlages zoals pdf's en tekeningen, uitgelezen en wordt alle context eruit geëxtraheerd: organisatie, contactpersoon, offerteaanvraag per product of regel, locatie en zo verder.
Offertecreatie
Het AI-systeem bepaalt aan de hand van de aanvraag welke materialen erbij passen, inclusief extra logica zoals de hoeveelheid pakketten of pallets, afwerkingen, schroeflogica en levertijden. Het zoekt de juiste klant op in het ERP of maakt een nieuwe aan, en vult de offerte van A tot Z in. Die productspecifieke logica is over tijd opgebouwd via feedback en documentatie.
Opvolging
Nadat een teamlid de offerte controleert, wordt hij verzonden. Ons systeem volgt hem daarna gepersonaliseerd op, zowel via WhatsApp als e-mail.
Het resultaat
De tijd per offerte ging van gemiddeld 10 tot 15 minuten naar een paar minuten controlewerk. Patrick kon het zwangerschapsverlof daardoor opvangen zonder dure tijdelijke krachten, en er is nu ruimte over voor het menselijke en het verbeteren van de klantbeleving.
- 80%tijdsbesparing per offerte
- 1.500offertes per jaar
- 250+ uurbespaard per jaar
Werken met Stonewell is echt top. Jullie zijn altijd enorm snel, komen met goede ideeën, en wat jullie bouwen werkt gewoon heel erg goed. Het bespaart me echt enorm veel tijd, die we weer goed kunnen gebruiken voor onze klanten, dus heel erg blij met jullie.
Benieuwd naar de mogelijkheden in jouw bedrijf?
Plan 30 minuten met ons in, en ontdek direct waar de kansen liggen in jouw processen en wat de stap voorwaarts zou zijn. Zien we geen juiste kansen, dan hoor je dat ook.
Of direct:info@stonewell.ai+31 6 10 69 71 50