80% automatisering op inkoopadministratie
De situatie
TLANT levert 100% biologische ontbijtproducten met een lokale oorsprong aan hotels en bedrijven. Hun producten hebben te maken met THT's, met veel verschillende batches per producttype, dus kostte het veel werk om vanuit de bestelbevestigingen van het externe warehouse in het ERP te verwerken welke batches en THT's voor de klant zijn gepakt en gebruikt. Tot wel 8 uur per week voor de operationeel directeur. De uitdaging was helder: die tijd zo ver mogelijk naar 0 brengen.
Onze oplossing
Identificatie & extractie
Gekoppeld aan verschillende mailboxen worden de juiste bestelbevestigingen uitgelezen, en wordt uit de PDF alle relevante orderregels geëxtraheerd, inclusief THT's, leverdata en artikelgegevens.
Invoer ERP
Aan de hand van het PO-nummer wordt de PO uit het ERP opgehaald, de orderregels eruit gehaald, en wordt per orderregel de juiste THT-mutatie ingevuld en verwerkt. Ontstaat er bij een regel een fout, dan gaat het systeem door met de andere regels.
Controle & ticketing
Er wordt gecontroleerd op artikelen die wel in de bevestiging maar niet in de PO staan, en andersom, en op artikelen waarvan de volumes of THT's niet kloppen. De fouten worden per order geticket en gecontroleerd door een mens.
Het resultaat
Door het systeem had de operationeel directeur weer meer tijd om het bedrijf te laten groeien en te optimaliseren, in plaats van aan administratie.
- 70%orders van A tot Z correct verwerkt
- 80%tijdsbesparing over alle orders
Jason reageerde altijd mega snel, dacht goed met ons mee, en ongeacht welke uitdagingen er vanuit het ERP kwamen hebben ze snel en pro-actief een goede, passende workaround gevonden. Hadden alle IT-bedrijven maar wat meer Jasons in het bedrijf.
Benieuwd naar de mogelijkheden in jouw bedrijf?
Plan 30 minuten met ons in, en ontdek direct waar de kansen liggen in jouw processen en wat de stap voorwaarts zou zijn. Zien we geen juiste kansen, dan hoor je dat ook.
Of direct:info@stonewell.ai+31 6 10 69 71 50